山東產(chǎn)權(quán)交易中心業(yè)務(wù)檔案管理工作指引
為進一步規(guī)范中心業(yè)務(wù)檔案管理工作，確保業(yè)務(wù)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合中心實際，制訂本工作指引。
一、業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍
中心各業(yè)務(wù)部門通過中心網(wǎng)站正式掛牌的交易項目，其交易資料屬于業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍?，F(xiàn)階段，紙質(zhì)材料仍按照業(yè)務(wù)流程進行歸檔整理，將該項目掛牌編號作為檔案編號，做到要件合規(guī)、齊全、完整。電子資料一并移交檔案管理部門負(fù)責(zé)保管，信息技術(shù)部門做好技術(shù)支持配合工作。
非政策性、拓展性業(yè)務(wù)可參照正式掛牌交易項目進行業(yè)務(wù)檔案歸檔。
二、業(yè)務(wù)檔案歸檔程序
1、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)交易項目基礎(chǔ)資料的收集、整理、建檔工作。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在交易項目全部完成之后，將該項目所涉及全部交易資料進行收集整理，編制目錄，裝訂成冊。
2、每年一季度，各業(yè)務(wù)部門將上一年度本部門裝訂的業(yè)務(wù)檔案編制移交檔案清冊，移交檔案管理部門。
3、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)保管本部門尚不具備歸檔條件的交易資料。
4、因交易項目終結(jié)等客觀原因造成交易項目無法歸檔的，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自行做好該類交易資料的保管工作。經(jīng)中心研究確定該項目確無繼續(xù)操作可能性的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)參照正常交易項目資料順序?qū)υ擃愴椖窟M行整理，編制目錄，裝訂成冊，并移交檔案管理部門。
三、業(yè)務(wù)檔案的日常管理
1、市場運營部是業(yè)務(wù)檔案的日常管理部門，安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，負(fù)責(zé)檔案室的管理和歸檔業(yè)務(wù)檔案的接收、登記、保管、查借閱管理以及其它相關(guān)工作。檔案室放置已歸檔業(yè)務(wù)檔案及各業(yè)務(wù)部門尚未建檔的交易資料。
2、檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制業(yè)務(wù)檔案編號。
3、檔案管理部門負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)檔案裝訂規(guī)范，并于每年第一季度下發(fā)。
4、檔案管理部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的日常管理工作，對所接收的業(yè)務(wù)檔案按年度分類管理，做好業(yè)務(wù)檔案驗收、交接記錄，并負(fù)責(zé)建立業(yè)務(wù)檔案索引。
5、已歸檔進入檔案柜的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)封閉保管，由檔案管理部門負(fù)責(zé)定期檢查，并做好檢查情況及處理記錄。對霉變、蟲蛀及破損檔案及時采取措施進行補救。
6、已歸檔檔案的查借閱工作應(yīng)按規(guī)定程序報批。中心內(nèi)部人員查借閱應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理部門做好查閱登記，及時歸檔。
7、如司法機關(guān)調(diào)查取證須查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)按照中心《關(guān)于協(xié)助司法機關(guān)調(diào)查取證等有關(guān)事項的通知》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。除司法機關(guān)之外，中心不負(fù)有向其他任何單位和個人提供業(yè)務(wù)檔案資料的義務(wù)。
